Su oficina tiene ficheros informatizados con datos de clientes y posibles compradores. ¿Qué obligaciones legales tiene al respecto?

Obligación legal

Aunque ya hace tiempo que las empresas tienen una serie de obligaciones referentes a los datos de terceros que están en su poder, usted ha oído decir a más de un colega que él no ha hecho nada al respecto. ¿Qué obligaciones legales existen en esta materia?

Recogida de datos

Cuando recoja datos de un cliente (o potencial clien­te) en un formulario, hágaselo firmar y entregúele copia.  Haga constar en el documento la siguiente información:

• Que dichos datos se incorporarán a un fichero del que usted es res­ponsable (deberá indicar los datos de su negocio), y que se utilizarán para el envío de información comercial (para informarle sobre posibles ofertas de pisos en alquiler o en venta, por ejemplo).
• Que tiene derecho a acceder a los datos facilitados, y a solicitar su mo­dificación o cancelación.  Lógicamente, el formulario deberá contener una dirección a efectos de que su cliente pueda ejercer dichos derechos, y el modo en que podrá ejercerlos (por correo, fax, e-mail, telé­fono, etc.).

Comunicación a la Agencia de Protección de Datos

Por otro lado, usted está obligado a comu­nicar a la Agencia de Protección de Datos los ficheros con datos persona­les que obran en su poder.  No se trata de comunicar el nom­bre y apellidos de todas las personas que están incluidas en el fichero sino sólo el nombre de éste y su naturaleza (por ejemplo, si se trata de un ar­chivo de clientes, de proveedores, de empleados…) y el tipo de datos que contiene (así pues, nombre o razón social, domicilio, teléfono, e-mail, datos bancarios…).

Esta comunicación puede realizarla desde internet, entre en la página de Internet de la Agencia de Protección de Datos (www.agpd.es) y pulse “Canal responsable de ficheros” e “Inscripción de ficheros”. Obtendrá la información e instruc­ciones necesarias para comunicar, desde su propio ordenador, los ficheros existentes en su empresa, aunque, eso sí, después deberá enviar el for­mulario por correo, firmado por usted.

Tambien le puede interesar:

• No hay articulos relacionados

¿Qué ocurre si una agencia no tiene la exclusiva de venta de un piso y después el propietario vende a alguien con quien antes había contactado el agente? ¿Existirá igualmente el derecho a cobrar la comisión?

En un caso recientemente analizado por los tribu­nales, una agencia reclamó a un propietario el pa­go de la comisión, alegando que éste había vendido el piso a una persona que inicialmente había visi­tado la vivienda con uno de sus agentes inmobilia­rios. Pero el propietario se opuso ale­gando que no había exclusiva en la venta, y que él mismo había insertado un anuncio en la prensa lo­cal que, según dice, fue el medio por el que el com­prador se enteró de la oferta.

Demanda

En la demanda, la agencia exigió el co­bro de la comisión pactada en el documento de en­cargo de venta. Y la sentencia dictada le dio la razón, reconociendo que hubo una relación contractual entre vendedor y agencia, y que el com­prador tuvo conocimiento de la oferta de venta del piso por las gestiones hechas por la agencia.

Evidencias

Para llegar a tal conclusión, fue de­terminante el hecho de que la agencia conservaba evidencias de todas las gestiones realizadas en la venta, habiendo abierto una ficha con el nombre del comprador en la que se indicaban con detalle todos sus datos y la fecha y hora en la que se le ha­bía enseñado el piso. Además, fue el pro­pio comprador quien reconoció que efectivamente tuvo conocimiento de la venta del piso a través del agente, si bien luego cerró la operación directamen­te con el propietario vendedor sin la intervención de aquél.

Sin exclusiva

El hecho de que no hubiese exclu­siva no afectó a la conclusión del tribunal:

• El intermediario tiene derecho a su comisión si demuestra que hizo gestiones de venta ante el comprador final, tanto si tiene la exclusiva de la venta como si no cuenta con ella.
• Y la comisión existe incluso si el vendedor actúa de buena fe (en el caso analizado, el comprador ocultó al vendedor que había acudido a la agen­cia, de forma que el propietario pensó que se ha­bía enterado de la venta por el anuncio en la prensa que él mismo había insertado).

Moderación de la comisión

No obstante, la sentencia especi­fica que el importe de la comisión a pagar por el vendedor será el resultado de aplicar el porcentaje pactado en el encargo de venta al importe por el que finalmente se vendió el piso.

Por tanto, teniendo en cuenta que el precio por el que finalmente se vendió la vi­vienda en escritura fue bastante inferior al que se pretendía vender en un inicio -precio que se hizo constar en el encargo de venta- la cantidad a la que en concepto de comisión fue condenado a pagar el vendedor fue también bastante inferior. Tal cir­cunstancia motivó asimismo que el tribunal no condenara finalmente al demandado al pago de las costas judiciales.

Obligado respeto

Si quien se interesa por la compra de una vivienda ha contactado primero con el intermedia­rio contratado por el vendedor y ha visitado la vi­vienda mediante su intervención, el vendedor de­berá respetar lo pactado en el encargo de venta y pagar la correspondiente comisión al mediador.

Tambien le puede interesar:

• No pactéis a mis espaldas
  ¿Es usted agente inmobiliario y han intentado comprador y vendedor pactar a sus espaldas, dejándole sin su comisión? ¿Siente que ha perdido tiempo y dinero para nada? ¿Qué mecanismos tiene para intent...

¿Hasta dónde puede reclamar el intermediario, si al final la venta la realiza directamente el propietario por su cuenta?

Situación. Un intermediario gestionó hace unos años un inmueble con una pareja interesada en la compraventa, aunque en aquel momento la operación no se cerró y el piso siguió a la venta hasta la actualidad. Hace unos días el propietario comunicó al intermediario que ya había cerrado la venta, el agente revisó sus ficheros, resultando que la pareja compradora fue la que visitó la vivienda hace un par de años.

¿Cómo actuó el intermediario?

Acto seguido el intermediario envió un burofax al vendedor, reclamándole la comisión. En el comunicado incluyó la siguiente información:

• Que la pareja compradora estaba en su lista de clientes.
• Que ya habían visitado la vivienda hacía tiempo, por lo que  quedaba obligado a pagarle una comisión derivada de la venta.
• Que en caso de no satisfacer los honorarias profesionales, se vería obligado a reclamarle por vía judicial.

Jurisdición

El caso llegó hasta los tribunales, pero el juez desestimó las pretensio­nes del intermediario, alegando lo siguiente:

• El mediador pone en relación a las partes, pero tal actividad debe encaminarse además a lograr el cumplimiento efectivo de un contrato. Es decir, la relación entre vendedor y intermediario no es sólo una “puesto en contacto”: es preciso que el intermediario haya contribuido efi­cazmente a que las partes concluyan el negocio.
• El tiempo pasado entre la primera gestión del in­termediario y la venta definitiva -dos años- hizo que el tribunal se de­cantase finalmente a favor del propietario: el paso del tiempo rompió de hecho la relación causa-efecto entre la primera presentación de los com­pradores y la venta definitiva.
• Y por último el agente tampoco había firmado una hoja de encargo de venta con el propietario, que le autorizara para vender la misma.

El mediador no sólo debe poner en contacto a las partes, sino que su actividad debe encaminarse a lograr el cumplimiento efectivo del contrato.

Tambien le puede interesar:

• Me quedo la reserva a cuenta de mis honorarios
  Muchos intermediarios retienen lo recibido de los compradores de un piso en concepto de reserva, como parte de su comisión. Pero, aunque lo hacen de buena fe, esta no es la manera más correcta de actu...

Muchos intermediarios retienen lo recibido de los compradores de un piso en concepto de reserva, como parte de su comisión. Pero, aunque lo hacen de buena fe, esta no es la manera más correcta de actuar.

Esta práctica suele ser muy habitual y en la mayoría de los casos no suele acarrear problemas, porque al final la compraventa se formaliza y el vendedor liquida la diferencia entre importe retenido y su comisión definitiva. Pero tenga en cuenta que usted tiene derecho al cobro de sus honorarios en el momento en que se perfecciona la compraventa que le encargaron. Si esta no llegase a consumarse, no tendría derecho a retener esta reserva. Aunque es lícito retener este importe a cuenta de su comisión, si asi lo ha pactado con el propietario, es un error pensar que esa cantidad ya le pertenece, puesto que deberá devolverla al comprador si la compraventa no se realiza porque el vendedor no acepte la operación.

Incumplimiento del vendedor

Lógicamente como intermediario, usted piensa que esto es injusto, puesto que después de realizar las gestiones, mostar varias veces el piso y haber contactado con un comprador que ha aceptado las condiciones del vendedor, éste dice ahora que no le da la gana de vender, quedándose usted sin su comisión.

Evite este riesgo y en los encargos que le firmen los vendedores -sean en exclusiva o no-, incluya una indemnización a su favor en el caso de que, tras presentar un comprador en firme, el ven­dedor se niegue a vender sin justa causa,  simpre que cumpla los siguientes requisitos:

• Las condiciones pactadas con el comprador que entrega la señal deben ajustarse a las que le había indicado el vendedor en su encargo.

• La negativa del vendedor para formalizar la operación debe ser infundada. Usted no podrá reclamarle nada – y deberá devolver el importe re­cibido como reserva- si no tenia la exclusiva de venta y el vendedor le dice que ese mismo día otra agenda ha cerrado la operación.

La hoja de encargo deberá incluir, además de su propia comisión – para el caso en que la compraventa se formalice -, una indemnización, en el supuesto de que, sin justa causa, el vendedor se niegue a cerrar una operación que usted le ha presentado.

Reclamación del comprador

Si al final la operación no se formaliza por culpa del vendedor, el comprador reclamará la devolución de lo entregado (y quizás una cantidad adicional, si ya entregó unas arras). La mejor alternativa sería no entrar a discutir con él:

• Si retuvo la entrega, devuélvasela; no se arriesgue a que le demande ante un tribunal. Usted siempre estará a tiempo de reclamar su indemnización al vendedor, pero no puede negar al comprador la devolución de un dinero que es suyo y que tiene usted.
• Si el comprador reclama alguna cantidad adicio­nal, éste deberá vérselas con el vendedor.

Y si usted no retuvo lo entregado (liquido al vendedor, dejando el cobro de la comisión para el momento de la venta definitiva), el comprador no podrá reclamarle nada. Firme todos los documentos indicando que actúa por cuenta del vendedor, que es quien responde frente al comprador. Y guarde los justificantes acreditando que usted ya no tiene el dinero.

Incumplimiento del comprador

Si el que incumpliese el trato fuese el comprador, en este caso las responsabilidades serán entre el y el ven­dedor, y éste podrá retener lo recibido. Lo único que podrá hacer usted es pactar, con el ven­dedor, unos honorarios a su favor por el trabajo realizado (más pequeños que su comisión).

Modelos de contratos y plantillas para agentes inmobiliarios

Tambien le puede interesar:

• Resolución del contrato de compraventa por incumplimiento del comprador
  Tras firmar un contrato privado de compraventa con entrega de una paga y señal, el comprador ha pedido que se prorrogue el plazo para la firma de la escri­tura y el pago del precio final. ¿Puede resol...
• Devuélvame la reserva
  Usted hizo entrega de una pequeña cantidad en concepto de reserva a través de una agencia inmobiliaria, para efectuar la compra de una vivienda que se encontraba en fase de construcción. Ahora ha deci...
• El notario no es infalible
  Un anciano vendió un inmueble a una sociedad, otorgando la escritura pública correspondiente. Pero resulta que no sabía muy bien lo que estaba haciendo, y en realidad la transmisión le perjudicaba gra...
• No tienes derecho al cobro de tus honorarios
  ¿Hasta dónde puede reclamar el intermediario, si al final la venta la realiza directamente el propietario por su cuenta?...
• Debo cumplir con lo que he firmado
  En el ámbito inmobiliario es habitual que comprador y vendedor firmen un documento privado de compraventa, y que después acudan a un notario a firmar la escritura pública. ¿Hasta dónde les obliga dich...

¿Es usted agente inmobiliario y han intentado comprador y vendedor pactar a sus espaldas, dejándole sin su comisión? ¿Siente que ha perdido tiempo y dinero para nada? ¿Qué mecanismos tiene para intentar evitarlo?

¿Se ha encontrado alguna vez con que comprador y vendedor, tras hacerle trabajar en vano, se ponen de acuerdo entre ellos para terminar la operación, impidiéndole ver ni un euro? A continuación le indicamos los siguientes consejos para gestionar mejor el tema y asegurarse el cobro de su comisión.

Pacto en exclusiva

Haga firmar al vendedor una nota de encargo que le autorice como mediador en la compraventa. Dicho documento identificará al vendedor, describirá el inmueble -con sus datos registrales y posibles gravámenes que tenga- y establecerá los honorarios a su favor, así como el momento en que serán devengados. Además, deje claro:

• Que su derecho al cobro se establece en el momento de la firma del contrato privado de compraventa. Así podrá cobrar sus honorarios, incluso aunque dicho contrato se resuelva y la escritura no llegue a formalizarse.
• Que el encargo se le hace en exclusiva. Pacte un periodo de vigencia razonable.
• Que usted tendrá derecho a los honorarios si la operación se hace durante el plazo de vigencia del mandato, incluso aunque la compraventa se cierre con un cliente no gestionado por usted, o se haga al margen de su intervención.

Si su cliente se niega a firmar el pacto de exclusividad, es muy probable que sea porque ha contactado o quiere contactar con otros intermediarios.

Y si a pesar de todo le pasan por encima…

Si a pesar de ser precavido comprador y vendedor pactan a su espaldas la transacción de la operación, la mejor forma de defender su derecho a cobrar la comisión es tener pruebas escritas que acrediten que fue usted quien mostró el inmueble a quien ha resultado finalmente comprador. Para ello siga los siguientes consejos:

• Ficha de cliente. Cuando un comprador potencial entre en su oficina, ábrale una ficha con sus datos, argumentando que así trabaja con orden y podrá informarle de las posibles ofertas del mercado.
• Parte de visita. Cuando enseñe algún inmueble, haga firmar al comprador potencial un documento en el que incluya su nombre y la fecha y hora en que se lo ha mostrado. Para recoger la firma, argumente también razones de control interno. Inserte un sello con la mención “sin valor contractual” para evitar suspicacias del posible comprador.
• Información al Vendedor. Mantenga puntualmente informado al dueño de la vivienda, para ello envíele un informe de la visita, que incluya los nombres de los visitantes, fecha, hora de la visita.
• Seguimiento al interesado. Tras visitar el piso con el posible comprador, puede enviar un fax, correo electrónico al interesado, ampliándole la información (distribución, calidades, estudio económico…).

Con todo lo anterior, puede montar un expediente que presionará tanto al vendedor como al comprador, para que respete su comisión, tanto si se entendió con el comprador a sus espaldas, como si la comisión la cobró otro intermediario que se ha aprovechado de sus gestiones. Y tendrá además una base sólida para defender sus derechos en el caso de que en último término decida acudir al juez.

Para descargar algún modelo o plantilla relacionada con este articulo, pulse aquí

Tambien le puede interesar:

• El vendedor y el comprador han pactado a mis espaldas
  ¿Qué ocurre si una agencia no tiene la exclusiva de venta de un piso y después el propietario vende a alguien con quien antes había contactado el agente? ¿Existirá igualmente el derecho a cobrar la co...