Celebrada la junta de propietarios y redactada el acta, ésta deberá ser certificada por el secretario de la comunidad, que bien puede ser el presidente, o en su defecto un administrador nombrado por la comunidad.

El secretario de la comunidad o administrador se encargará de enviar copia del acta a todos los propietarios, tanto presentes como ausentes o representados, dentro de los diez días naturales siguientes a la celebración de la reunión.

El acta de la junta será incluida dentro del libro de actas. El libro de actas es el documento más importante de la comunidad, pues en él se recoge todo el desarrollo de la vida de ésta, es decir, desde su constitución hasta los acuerdos adoptados en la última asamblea. El libro de actas deberá estar diligenciado por el Registro de la Propiedad y es conveniente tenerlo actualizado, con todas las actas transcritas y firmadas.

A continuación le mostramos un modelo de acta de junta:

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• Convocatoria de junta ordinaria
  En la convocatoria de junta ordinaria es necesario incluir todos los requisitos oportunos, con el fin de evitar posibles impugnaciones formuladas por los propietarios disconformes....
• Constitución de un reglamento de régimen interior
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La Comunidad de Propietarios está compuesta por el conjunto de Propietarios de las viviendas, locales y cualquier otra unidad de ocupación independiente que componen una finca.

1. Celebración de la primera Junta de Propietarios en la que estarán presentes todos los propietarios de un edificio. En esta primera Junta:

• Se nombra al Presidente de la Comunidad y los demás cargos de la Junta de Gobierno de la Comunidad de Propietarios.
• Se procede a la autorización de firmas y la aprobación de un presupuesto inicial.
• Se aprueba la creación de un fondo de reserva y la dotación de su importe, que no podrá ser inferior al 5% del presupuesto ordinario anual.
• Se aprueba facilitar a todos los propietarios de la finca una fotocopia de la Escritura de Obra Nueva y División Horizontal, de los Estatutos y normas especiales de Comunidad, a efectos de que todos las conozcan y puedan consultarlas.
• Se aprueba abrir una cuenta corriente donde se harán los pagos e ingresos de la Junta de Propietarios.
• Se redacta el Acta de Constitución, que incluirá los primeros acuerdos tomados en la Junta. Este Acta será la primera de todas las que van a constituir el denominado Libro de Actas, que toda Comunidad de Propietarios ha de tener.

2. Legalización del Libro de Actas: existen dos tipos de Libro de Actas:

• Libro clásico encuadernado.
• Libro de actas informatizado.

Para que el libro de Actas tenga validez debe depositarse, totalmente en blanco, en el Registro de la Propiedad donde se encuentra inscrita la finca.

Será el Presidente de la Comunidad o bien el Administrador, siempre que haya sido autorizado por el Presidente, quien se encargue de realizar el trámite para legalizar los Libros de Actas.

3. Obtención del Número de Identificación Fiscal (N.I.F): se obtiene en la Delegación de Hacienda correspondiente. Para ello, es necesario:

• Cumplimentar el modelo 036 de la Agencia Tributaria, que debe ir firmado por el Presidente de la Comunidad.

Este impreso debe ir acompañado de la siguiente documentación:

• Copia del nombramiento del Presidente.
• Fotocopia del DNI del Presidente de la Comunidad.
• Escritura de División Horizontal del inmueble.

La Comunidad de Propietarios debe contratar:

• Un seguro de responsabilidad básico, de carácter obligatorio, destinado a cubrir los daños producidos en los elementos fijos de un edificio y sus instalaciones.

• Un seguro de incendios, destinado a cubrir:
  • Aquellos incendios producidos de forma fortuita o por negligencia del asegurado o de sus familiares, y también los incendios provocados por terceras personas ajenas a la finca.
  • Los siniestros producidos por la caída de rayos o explosiones, los daños producidos a consecuencia de las medidas adoptadas para extinguir el incendio y la reparación o indemnización de los bienes que, aunque se hayan salvado, estén deteriorados.

Adicionalmente se podría constituir un seguro de responsabilidad civil, que no tiene carácter obligatorio pero que es muy recomendable, ya que está destinado a cubrir los daños que se puedan producir a otras personas como consecuencia de un siniestro ocurrido en la Comunidad de Propietarios.

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El dueño o arrendatario de la vivienda no puede desarrollar actividades que amenacen o perturben la convivencia, o bien atenten contra la seguridad de sus vecinos.

El propietario o inquilino de una vivienda o local no puede desarrollar en el inmueble actividades prohibidas en los estatutos de comunidad o que vengan reguladas en las normas internas comunitarias, que sean dañosas para la finca o contravengan disposiciones generales sobre actividades molestas, insalubres, nocivas, peligrosas o ilícitas.

En caso de que se produzcan dichas actividades prohibidas, el presidente de la comunidad deberá requerir a quien las realice para su inmediata cesación de estas, bajo el aviso de iniciar las acciones judiciales oportunas.

Si quien realiza las actividades prohibidas es el inquilino, la acreditación de su realización es causa suficiente para la resolución del contrato.

A continuación le mostramos un modelo de acuerdo de junta, en donde se estipula la cesación de las actividades prohibidas llevadas a cabo por un propietario:

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La junta extraordinaria es útil en casos de urgencia, donde se deben tomar decisiones rápidas pero transcendentes.

La comunidad podrá celebrar las juntas extraordinarias que considere oportuno. Así pues, se podrá celebrar una asamblea cada vez que durante el ejercicio natural se necesite adoptar un acuerdo puntual, cuya decisión sea relevante y requiera el consenso de los miembros de la comunidad.

La convocatoria podrá realizarla el presidente, una cuarta parte de los propietarios, o en su defecto, un número de éstos que representen al menos el 25% de las cuotas.

A continuación le mostramos un modelo de convocatoria para la celebración de la junta extraordinaria:

Si el propietario desea delegar su derecho al voto a otra persona designada por él, en caso de no asistir personalmente a la convocatoria, le adjuntamos el siguiente modelo para su autorización:

Finalmente, también le adjuntamos un modelo de acta celebrado en una junta extraordinaria:

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En la convocatoria de junta ordinaria es necesario incluir todos los requisitos oportunos, con el fin de evitar posibles impugnaciones formuladas por los propietarios disconformes.

En la convocatoria de junta ordinaria deberá constar:

• El nombre del presidente o administrador.
• Los asuntos a tratar.
• El lugar, día y hora de la reunión de la primera y segunda convocatoria.
• Los propietarios que no estén al corriente del pago de las deudas de comunidad, con advertencia de la privación del derecho al voto.

A continuación le mostramos un modelo para la convocación de junta ordinaria:

La convocatoria de la junta irá dirigida al domicilio designado por el propietario. Si aún así la comunicación no fuera posible, es conveniente colocar la comunicación en el tablón de anuncios de la comunidad, con referencia expresa de la fecha y los motivos por los que se recurre a esta forma de notificación. Esta notificación producirá plenos efectos en el plazo de tres días naturales. Se incluye el siguiente modelo:

En algunas comunidades autónomas, conviene tener en cuenta dos requisitos adicionales:

1. Hay que advertir que los votos de los propietarios no asistentes a la reunión se computarán como favorables, sin perjuicio de su derecho de oposición.
2. Hay que hacer constar que la documentación referente a los asuntos que se tratarán en la junta se envía a los propietarios, o en su defecto advertir que la tiene el administrador a disposición de los interesados, desde el momento en que se efectúa la convocatoria.

Igualmente, el propietario podrá delegar, en caso de no asistir personalmente a la convocatoria, su asistencia a la junta y derecho al voto a otra persona designada por él. Se adjunta el siguiente modelo:

Por último le mostramos un modelo de acta de junta ordinaria:

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El reglamento de régimen interior tiene especial relevancia cuando en el complejo hay espacios cuyo funcionamiento y uso no están recogidos de modo especifico en la ley.

La redacción de un reglamento de régimen interior es importante en edificios conformados con muchas viviendas, locales, diferentes escaleras y que comparten bastantes elementos comunes.

El reglamento se debe aprobar en asamblea por mayoría simple de propietarios, a continuación se transcribe al libro de actas, y es conveniente publicarlo en el tablón de anuncios de la comunidad.

El reglamente suelo incluir normas de convivencia normalmente aceptadas por todos los copropietarios. Si lo que se pretende es incluir prohibiciones respecto al ejercicio de determinadas actividades, es recomendable incluirlas directamente en los estatutos de la comunidad.

A continuación le mostramos un modelo de reglamento para la regulación del régimen interior:

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Cuando se transmite un inmueble el propietario está obligado a presentar el correspondiente certificado de comunidad, donde se acredita que la vivienda transmitida se encuentra al corriente de dichos gastos.

En el mencionado certificado, debe constar con claridad si el propietario está al corriente de las cuotas de comunidad, o en su defecto, cual es la deuda que tiene pendiente con la comunidad de propietarios. Igualmente, es conveniente preguntar al vendedor o administrador de la comunidad, si existe alguna previsión de gasto futuro en función del algún acuerdo comunitario, a pesar de que dicho gasto aún no esté determinado ni sea exigible.

Recuerde que el notario exige la exhibición de tal certificado en el momento de la firma de escritura pública.

Debe saber que el nuevo propietario responde de los gastos que hubiese pendientes de comunidad tanto del año en que se produce la nueva transmisión, como de las deudas pendientes al año anterior.

A continuación le mostramos un modelo de escrito que deberá dirigir a la comunidad de propietarios, para solicitarle el correspondiente certificado de comunidad:

Igualmente le mostramos un modelo de certificado de comunidad dirigido al interesado:

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